คำแปลรับรองผู้แปล กับ การรับรองโนตารี ต่างกันตรงไหน
คำตอบสั้น ๆ
คำแปลรับรองผู้แปลคือการที่ผู้แปลลงนามยืนยันว่าคำแปลตรงกับเอกสารที่ได้รับ ส่วนการรับรองโนตารีคือการที่ผู้มีอำนาจรับรองลายมือชื่อ การลงนามต่อหน้า หรือความเป็นสำเนาถูกต้อง ทั้งสองอย่างรับรองคนละชั้นของเอกสาร บางเรื่องใช้เพียงอย่างเดียว บางเรื่องต้องใช้ทั้งคู่และมีลำดับที่ห้ามสลับ
คำถามที่ได้รับบ่อยที่สุดคือ “แปลรับรองแล้วยังต้องโนตารีอีกไหม” คำตอบขึ้นกับว่าหน่วยงานปลายทางกำลังตรวจอะไรอยู่ ถ้าเขาตรวจว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ สิ่งที่ต้องมีคือคำรับรองของผู้แปล แต่ถ้าเขาตรวจว่าใครเป็นผู้ลงนามหรือสำเนานี้ตรงกับตัวจริง สิ่งที่ต้องมีคือการรับรองของโนตารี บทความนี้แยกสองชั้นนี้ให้ชัดเพื่อไม่ให้จ่ายซ้ำหรือทำผิดลำดับ
เอกสารที่ต้องเตรียม
- ไฟล์สแกนสีของเอกสารต้นฉบับครบทุกหน้า รวมด้านหลังที่มีตราประทับ
- หนังสือแจ้งข้อกำหนดจากหน่วยงานปลายทาง หากระบุว่าต้องการการรับรองชั้นใด
- หน้าข้อมูลหนังสือเดินทางของผู้ลงนาม กรณีต้องลงนามต่อหน้าโนตารี
- หนังสือมอบอำนาจหรือหลักฐานอำนาจลงนาม กรณีเป็นเอกสารนิติบุคคล
- ชื่อประเทศและหน่วยงานผู้รับเรื่อง เพื่อดูว่าต้องต่อด้วยการรับรองข้ามประเทศหรือไม่
ขั้นตอนการดำเนินงาน
- 1ระบุว่าปลายทางตรวจชั้นไหน — อ่านข้อกำหนดของหน่วยงานผู้รับเรื่องว่าใช้คำว่า certified translation, notarised document หรือทั้งสองอย่าง คำที่ใช้บอกได้ว่าต้องการชั้นใด
- 2จัดชั้นคำแปลก่อน — หากต้องการคำแปล ให้แปลทั้งฉบับรวมตราประทับและข้อความด้านหลัง แล้วให้ผู้แปลลงนามรับรองในรูปแบบที่ปลายทางยอมรับ
- 3ต่อชั้นโนตารีเมื่อจำเป็น — หากต้องการการรับรองลายมือชื่อหรือสำเนาถูกต้อง จึงนำเอกสารเข้าสู่ขั้นโนตารี โดยพิจารณาว่าต้องรับรองที่ต้นฉบับ ที่คำแปล หรือทั้งสองฉบับ
- 4ตรวจลำดับก่อนส่งต่อ — ถ้าเรื่องต้องผ่านการรับรองข้ามประเทศต่อ ให้ยืนยันลำดับกับหน่วยงานปลายทางก่อน เพราะการสลับลำดับมักทำให้ต้องเริ่มใหม่
สองชั้นนี้รับรองคนละสิ่ง
คำรับรองของผู้แปลพูดถึงเนื้อหา คือยืนยันว่าข้อความในภาษาปลายทางตรงกับเอกสารที่ผู้แปลได้รับ ไม่ได้ยืนยันว่าเอกสารต้นฉบับเป็นของแท้หรือออกโดยหน่วยงานที่มีอำนาจ
การรับรองของโนตารีพูดถึงรูปแบบและตัวบุคคล เช่น ยืนยันว่าผู้ลงนามมาลงนามต่อหน้าจริง หรือยืนยันว่าสำเนานี้ถ่ายจากเอกสารที่นำมาแสดง ไม่ได้ยืนยันว่าคำแปลถูกต้องตามความหมาย
กรณีที่ใช้อย่างเดียวก็พอ
- ยื่นเอกสารส่วนบุคคลต่อหน่วยงานที่ระบุเพียงว่าต้องเป็นคำแปลรับรอง มักไม่ต้องผ่านโนตารี
- การรับรองสำเนาถูกต้องเพื่อใช้ในประเทศเดียวกัน อาจต้องการเพียงโนตารี โดยไม่ต้องแปลถ้าเอกสารเป็นภาษาที่ปลายทางรับอยู่แล้ว
กรณีที่ต้องใช้ทั้งสองชั้น
เรื่องที่ต้องส่งไปใช้ต่างประเทศ เช่น หนังสือมอบอำนาจ เอกสารนิติบุคคล หรือหนังสือยินยอม มักต้องมีทั้งคำแปลรับรองและการรับรองลายมือชื่อ เพราะปลายทางต้องอ่านเนื้อหาได้และต้องตรวจสอบผู้ลงนามได้ด้วย
ในกลุ่มนี้ลำดับมีผลมาก โดยทั่วไปหากปลายทางต้องการให้เห็นตราของโนตารีอยู่ในคำแปลด้วย ต้องรับรองต้นฉบับให้เสร็จก่อนแล้วจึงแปลทั้งชุด
ข้อควรระวัง
- อย่าสั่งโนตารีล่วงหน้าโดยยังไม่รู้ว่าปลายทางต้องการชั้นใด เพราะการรับรองที่ไม่ตรงข้อกำหนดใช้แทนกันไม่ได้
- อย่าคิดว่าตราประทับใด ๆ ก็ใช้ได้เหมือนกัน แต่ละหน่วยงานระบุรูปแบบการรับรองที่ตนยอมรับไว้ชัดเจน
- อย่าแยกคำแปลออกจากสำเนาต้นฉบับที่แนบมาเป็นชุดเดียวกัน เพราะชุดที่ถูกแยกอาจถูกมองว่าไม่ครบ
- เอกสารบางประเภทมีกรอบอายุการใช้งาน ควรตรวจก่อนเริ่มขั้นแรกเพื่อไม่ให้หมดอายุระหว่างทาง
คำถามที่พบบ่อย
แปลรับรองแล้วต้องโนตารีทุกครั้งไหม
ไม่ ขึ้นกับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง หลายเรื่องต้องการเพียงคำแปลรับรอง การเพิ่มชั้นที่ไม่ถูกร้องขอไม่ได้ทำให้ชุดเอกสารแข็งแรงขึ้น
โนตารีรับรองว่าคำแปลถูกต้องได้หรือไม่
โดยทั่วไปไม่ สิ่งที่รับรองคือลายมือชื่อหรือความเป็นสำเนาถูกต้อง ส่วนความถูกต้องของเนื้อหาคำแปลอยู่ในคำรับรองของผู้แปล
ควรโนตารีที่ต้นฉบับหรือที่คำแปล
ขึ้นกับสิ่งที่ปลายทางต้องตรวจ หากเขาตรวจตัวเอกสารต้นทางให้รับรองที่ต้นฉบับ หากเขาตรวจผู้ลงนามในคำแปลหรือคำให้การ ให้รับรองที่ฉบับนั้น
ทำผิดลำดับไปแล้วต้องเริ่มใหม่ทั้งหมดหรือไม่
ไม่เสมอไป บางกรณีเพิ่มขั้นตอนที่ขาดได้ แต่หากปลายทางกำหนดว่าต้องเห็นตราของขั้นก่อนหน้าในคำแปล มักต้องออกคำแปลใหม่
ให้ทีมงานตรวจให้ก่อนได้ไหมว่าเรื่องนี้ต้องใช้ชั้นไหน
ได้ ส่งไฟล์และข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางมาทางไลน์ ทีมงานจะไล่ลำดับให้ก่อนเริ่มงาน และแจ้งว่าขั้นใดคุณทำเองได้
ให้ทีมงานจัดการให้ทั้งชุด
ถ้าไม่อยากไล่ขั้นตอนเอง ส่งไฟล์สแกนพร้อมชื่อหน่วยงานปลายทางมาทาง LINE ทีมงานจะตรวจเอกสาร วางลำดับงาน และแจ้งสิ่งที่ต้องเตรียมเพิ่มให้ก่อนเริ่มงานทุกครั้ง
ปรึกษาทาง LINE @NAATIบริการที่เกี่ยวข้อง
บทความที่เกี่ยวข้อง
ตรวจทานเนื้อหาเมื่อ สิงหาคม 2026 · บทความนี้อธิบายกระบวนการทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านกฎหมายหรือการย้ายถิ่นฐาน โปรดตรวจสอบเงื่อนไขล่าสุดกับหน่วยงานปลายทาง