นิติกรณ์เอกสาร กรมการกงสุล: รับรองอะไร ต้องทำเมื่อไร และเตรียมอย่างไร
สรุปสั้น
นิติกรณ์เอกสาร คือการที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ รับรองความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับของผู้มีอำนาจลงนามในเอกสาร หรือรับรองคำแปลว่าตรงกับต้นฉบับ ไม่ใช่การรับรองเนื้อหาว่าเป็นความจริง ลำดับปกติคือคัดต้นฉบับจากหน่วยงานผู้ออก แปลให้ครบทั้งฉบับ แล้วจึงยื่นรับรองนิติกรณ์ ก่อนนำไปให้สถานทูตปลายทางรับรองต่อหากปลายทางกำหนด
ประเภทการรับรองนิติกรณ์ที่พบบ่อย
รับรองคำแปล (Translation)
รับรองว่าคำแปลไทย–อังกฤษ หรืออังกฤษ–ไทย มีข้อความตรงกับเอกสารต้นฉบับที่ยื่นคู่กัน ต้องแนบต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรองไปพร้อมกันเสมอ
รับรองลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนาม
รับรองว่าลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสารราชการไทยเป็นของจริงตามตัวอย่างลายมือชื่อที่หน่วยงานส่งให้กรมการกงสุลไว้
รับรองสำเนาถูกต้อง
รับรองว่าสำเนาเอกสารตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง มักใช้กับเอกสารทะเบียนราษฎรและเอกสารการศึกษา
รับรองเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานต่างประเทศ
เอกสารที่ออกจากต่างประเทศต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานของประเทศนั้นและสถานเอกอัครราชทูต/สถานกงสุลไทยในประเทศนั้นก่อน จึงนำมายื่นรับรองต่อที่กรมการกงสุลได้
ขั้นตอนโดยลำดับ
1. คัดเอกสารต้นฉบับฉบับล่าสุด
ขอคัดจากหน่วยงานเจ้าของเรื่อง เช่น สำนักทะเบียนอำเภอ/เขต สถานศึกษา หรือหน่วยงานผู้ออกใบอนุญาต ตรวจให้แน่ใจว่าตราประทับและลายมือชื่อชัดเจน ไม่ใช่สำเนาถ่ายซ้ำจนอ่านไม่ออก
2. แปลทั้งฉบับ
แปลทุกข้อความรวมหัวกระดาษ ตราครุฑ เลขที่เอกสาร หมายเหตุท้ายเอกสาร และข้อความในตราประทับ สะกดชื่อ–นามสกุลให้ตรงกับหนังสือเดินทางทุกจุด
3. ยื่นขอรับรองนิติกรณ์
ยื่นต้นฉบับพร้อมคำแปลและสำเนาบัตรประชาชน/หนังสือเดินทางของผู้ยื่น ตามช่องทางและแบบฟอร์มที่กรมการกงสุลประกาศ ระยะเวลาและค่าธรรมเนียมเป็นไปตามประกาศของกรมการกงสุล ณ เวลาที่ยื่น
4. รับเอกสารและนำไปใช้ต่อ
เมื่อได้ตรานิติกรณ์แล้ว ตรวจการสะกดชื่อและวันที่อีกครั้ง หากปลายทางกำหนดให้สถานทูตของประเทศนั้นรับรองซ้ำ ให้นำไปยื่นต่อเป็นขั้นสุดท้าย
นิติกรณ์ ต่างจาก NAATI, Notary และ Apostille อย่างไร
| ระบบรับรอง | ผู้รับรอง | รับรองอะไร | ใช้กับปลายทางแบบใด |
|---|---|---|---|
| นิติกรณ์ (Legalisation) | กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ | ลายมือชื่อ/ตราประทับของผู้ออกเอกสาร หรือความตรงกันของคำแปล | หน่วยงานต่างประเทศและสถานทูตที่กำหนดให้ผ่านกระทรวงการต่างประเทศ |
| NAATI certified translation | นักแปลที่ได้รับการรับรองจาก NAATI | คุณภาพและความถูกต้องของคำแปลโดยนักแปลผู้ได้รับการรับรอง | หน่วยงานออสเตรเลีย เช่น Department of Home Affairs และหน่วยงานประเมินคุณวุฒิ |
| Notary Public (ไทย) | ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร | การลงลายมือชื่อต่อหน้า หรือสำเนาถูกต้องตามต้นฉบับที่นำมาแสดง | เอกสารเอกชน เช่น หนังสือมอบอำนาจ affidavit เอกสารบริษัท |
| Apostille | หน่วยงานผู้มีอำนาจของรัฐภาคีอนุสัญญา | ที่มาของลายมือชื่อ/ตราประทับ ในรูปแบบเดียวที่รัฐภาคียอมรับร่วมกัน | เฉพาะระหว่างรัฐภาคีอนุสัญญา Apostille — ตรวจสถานะล่าสุดจาก HCCH |
สำหรับเอกสารที่ต้องยื่นหน่วยงานออสเตรเลีย โปรดอ่านเงื่อนไขคำแปลของหน่วยงานนั้นควบคู่กับ หน้าเปรียบเทียบระบบรับรอง
จุดที่มักถูกตีกลับ
- • ยื่นคำแปลโดยไม่มีต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรองแนบไปด้วย
- • แปลไม่ครบทั้งฉบับ เช่น ข้ามข้อความในตราประทับ หมายเหตุท้ายเอกสาร หรือข้อความด้านหลัง
- • สะกดชื่อ–นามสกุลไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง หรือใช้คนละรูปแบบระหว่างเอกสารในชุดเดียวกัน
- • ใช้เอกสารที่คัดไว้นานเกินกว่าที่ปลายทางกำหนดอายุเอกสาร
- • เข้าใจว่านิติกรณ์รับรองว่าข้อเท็จจริงในเอกสารเป็นความจริง ซึ่งไม่ใช่ขอบเขตของการรับรอง
- • คิดว่านิติกรณ์ใช้แทน NAATI ได้ทุกกรณี ทั้งที่หน่วยงานออสเตรเลียหลายแห่งกำหนดคำแปลระบบ NAATI โดยเฉพาะ
คำถามที่พบบ่อย
นิติกรณ์กับการรับรองคำแปลต่างกันอย่างไร
นิติกรณ์เป็นชื่อรวมของงานรับรองเอกสารที่กรมการกงสุลให้บริการ ส่วน 'รับรองคำแปล' เป็นประเภทหนึ่งของนิติกรณ์ที่รับรองว่าคำแปลมีข้อความตรงกับต้นฉบับ ไม่ได้รับรองว่าข้อเท็จจริงในเอกสารเป็นความจริง
เอกสารที่จะยื่นออสเตรเลียต้องผ่านนิติกรณ์ไหม
ขึ้นกับหน่วยงานปลายทาง หน่วยงานออสเตรเลียจำนวนมากรับคำแปลที่จัดทำโดยนักแปลที่ได้รับการรับรองจาก NAATI โดยไม่ต้องผ่านนิติกรณ์ แต่บางกระบวนการ เช่น การจดทะเบียนสมรสหรือการใช้เอกสารกับหน่วยงานของรัฐบางแห่ง อาจกำหนดให้ผ่านการรับรองเพิ่ม ควรอ่านข้อกำหนดของหน่วยงานนั้นเป็นหลัก
ต้องนำต้นฉบับไปด้วยหรือใช้สำเนาได้
โดยทั่วไปต้องแสดงต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรองสำเนาถูกต้อง เอกสารถ่ายเองที่ไม่มีการรับรองมักไม่ได้รับการพิจารณา
ใช้เวลานานเท่าไร
งานแปลโดยทั่วไป 1–3 วันทำการต่อชุด ส่วนขั้นนิติกรณ์แปรผันตามช่องทางที่ยื่นและปริมาณคิว จึงควรตรวจรอบเวลาและค่าธรรมเนียมล่าสุดจากประกาศของกรมการกงสุลก่อนวางแผนวันเดินทาง
ยื่นแทนกันได้ไหม
โดยทั่วไปสามารถมอบหมายผู้อื่นยื่นแทนได้ตามเงื่อนไขและเอกสารมอบอำนาจที่กรมการกงสุลกำหนด ควรตรวจรายการเอกสารประกอบล่าสุดก่อนเดินทางไปยื่น
เอกสารออกจากต่างประเทศจะรับรองที่ไทยได้ไหม
ได้ แต่ต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศนั้นและสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลไทยในประเทศนั้นก่อน จึงนำมายื่นรับรองต่อที่กรมการกงสุลได้
ประเทศไทยใช้ Apostille ได้หรือยัง
สถานะการเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille เป็นเรื่องที่เปลี่ยนแปลงได้ตามการดำเนินการของรัฐ เราไม่ยืนยันสถานะแทนหน่วยงาน โปรดตรวจสอบจากเว็บไซต์ HCCH และประกาศของกรมการกงสุลโดยตรงก่อนวางแผนเอกสาร
ถ้าชื่อสะกดผิดหลังได้ตรานิติกรณ์แล้วทำอย่างไร
ต้องแก้ที่ต้นทาง คือแก้คำแปลหรือคัดเอกสารต้นฉบับใหม่ แล้วยื่นขอรับรองใหม่ กรมการกงสุลไม่แก้ข้อความในเอกสารที่รับรองไปแล้ว
อ่านต่อในเรื่องที่เกี่ยวข้อง
ข้อมูลตรวจทานเมื่อ สิงหาคม 2569 · เนื้อหานี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อการเตรียมเอกสาร ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายเฉพาะราย ค่าธรรมเนียม รอบเวลา และเงื่อนไขเป็นไปตามประกาศของ กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และสถานะอนุสัญญา Apostille ตรวจสอบได้จาก HCCH