รับรองสำเนาถูกต้อง (Certified Copy) ของเอกสารเพื่อยื่นต่อหน่วยงานออสเตรเลีย

โดยทั่วไปคือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notary Public) หรือเจ้าหน้าที่กงสุลของสถานทูตออสเตรเลีย บางหน่วยงานยอมรับผู้รับรองประเภทอื่นตามรายชื่อของตนเอง วิธีที่ปลอดภัยคือดูรายการที่หน่วยงานผู้รับประกาศไว้ก่อน แล้วเลือกผู้รับรองที่อยู่ในรายการนั้นเท่านั้น

ยังต้องแปล การรับรองสำเนายืนยันเพียงว่าสำเนาตรงกับต้นฉบับ ไม่ได้ทำให้เอกสารภาษาไทยกลายเป็นเอกสารภาษาอังกฤษ ชุดที่สมบูรณ์สำหรับหน่วยงานออสเตรเลียจึงมักประกอบด้วยสำเนาที่รับรองแล้วคู่กับคำแปลที่มีคำรับรองของผู้แปลกำกับ

ระบบยื่นออนไลน์หลายระบบรับสแกนสีจากต้นฉบับได้โดยไม่ต้องรับรองสำเนา แต่บางกรณีเจ้าหน้าที่ขอสำเนารับรองเพิ่มภายหลัง แนวทางที่ประหยัดเวลาคือสแกนต้นฉบับให้ครบและคมชัดไว้ก่อน แล้วเตรียมสำเนารับรองเฉพาะรายการที่หน่วยงานระบุไว้ชัดเจน

อย่างน้อยต้องมีข้อความว่าสำเนานี้ตรงกับต้นฉบับที่ได้ตรวจดูแล้ว พร้อมลายมือชื่อผู้รับรอง ชื่อเต็มตัวบรรจง ตำแหน่งหรือคุณสมบัติที่ทำให้มีอำนาจรับรอง และวันที่ หากเอกสารมีหลายหน้า ควรมีข้อความและลายเซ็นกำกับครบทุกหน้าเพื่อกันข้อสงสัยว่ามีการสลับหน้า

ตัวการรับรองไม่ได้กำหนดอายุไว้ แต่หน่วยงานผู้รับอาจกำหนดว่าเอกสารต้องรับรองภายในระยะเวลาหนึ่งก่อนวันยื่น โดยเฉพาะเอกสารที่เปลี่ยนแปลงได้ เช่น หนังสือรับรองสถานะหรือทะเบียนบ้าน ควรตรวจกรอบเวลาที่ผู้รับกำหนดก่อนนัดผู้รับรอง

ขึ้นกับจำนวนหน่วยงานที่ต้องยื่น ถ้าต้องยื่นทั้งหน่วยงานประเมินคุณวุฒิและหน่วยงานตรวจคนเข้าเมือง มักคุ้มกว่าที่จะรับรองเผื่อไว้ในรอบเดียว เพราะการนัดผู้รับรองรอบใหม่เสียเวลามากกว่าค่าใช้จ่ายของสำเนาเพิ่มไม่กี่ชุด

เอกสารที่ออกในรูปแบบดิจิทัลและตรวจสอบได้จากระบบของผู้ออก มักยื่นเป็นไฟล์ต้นฉบับได้โดยไม่ต้องรับรองสำเนา สิ่งที่ควรทำคือเก็บลิงก์หรือรหัสตรวจสอบไว้ให้ผู้รับตรวจได้ และอย่าพิมพ์ออกมาแล้วสแกนซ้ำจนรายละเอียดการตรวจสอบหายไป

ได้ ทีมงานตรวจรายการเอกสารของหน่วยงานผู้รับ ระบุว่ารายการใดต้องเป็นต้นฉบับ รายการใดใช้สำเนารับรอง จัดเรียงคู่คำแปล และประสานนัดหมายผู้รับรองให้จบในรอบเดียว ส่งรายการเอกสารและไฟล์สแกนเข้ามาทาง LINE เพื่อให้ประเมินก่อนเริ่มงาน