Apostille เอกสารไทย: คืออะไร ไทยเริ่มใช้เมื่อไร และเตรียมเอกสารอย่างไร

Apostille คืออะไร และเกี่ยวข้องกับเอกสารไทยอย่างไร

Apostille คือการรับรองเอกสารรูปแบบเดียวภายใต้อนุสัญญากรุงเฮก ที่ทำให้เอกสารราชการของประเทศภาคีหนึ่งใช้ในอีกประเทศภาคีได้โดยไม่ต้องรับรองซ้ำที่สถานทูต สถานะการเป็นภาคีและวันเริ่มมีผลของแต่ละประเทศเปลี่ยนแปลงได้ จึงต้องตรวจกับกรมการกงสุลก่อนดำเนินการทุกครั้ง

แหล่งอ้างอิง: กรมการกงสุล

ถ้าประเทศปลายทางไม่ใช่ภาคีอนุสัญญาเฮกต้องทำอย่างไร

ต้องใช้เส้นทางรับรองแบบเดิม คือรับรองที่กรมการกงสุลก่อน แล้วนำไปรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางในไทย ลำดับและเอกสารประกอบกำหนดโดยสถานทูตแต่ละแห่ง

แหล่งอ้างอิง: กรมการกงสุล

อาโพสทีลคืออะไร

อาโพสทีลคือใบรับรองมาตรฐานตามอนุสัญญากรุงเฮก ที่รับรองความแท้ของลายมือชื่อและตราบนเอกสารราชการ ทำให้ใช้ระหว่างประเทศภาคีได้โดยไม่ต้องผ่านการรับรองซ้ำที่สถานทูต

แหล่งอ้างอิง: HCCH — Apostille Section

เอกสารออสเตรเลียขออาโพสทีลได้ที่ใด

หน่วยงานที่ออกอาโพสทีลของออสเตรเลียคือ DFAT ซึ่งให้บริการรับรองเอกสารสำหรับใช้ต่างประเทศ ควรตรวจประเภทเอกสารที่รับและช่องทางยื่นจากเว็บไซต์ทางการก่อนดำเนินการ

แหล่งอ้างอิง: DFAT (ออสเตรเลีย) — notarial services

ต้องแปลก่อนหรือรับรองก่อน

ลำดับขั้นตอนขึ้นกับข้อกำหนดของปลายทาง บางแห่งต้องการอาโพสทีลบนเอกสารต้นทางแล้วจึงแปล บางแห่งต้องการให้แปลก่อนแล้วรับรองทั้งชุด การสลับลำดับผิดมักทำให้ต้องทำใหม่ทั้งชุด

อาโพสทีลรับรองเนื้อหาในเอกสารด้วยหรือไม่

ไม่ อาโพสทีลรับรองเฉพาะความแท้ของลายมือชื่อ ตำแหน่งผู้ลงนาม และตราประทับเท่านั้น ไม่ได้รับรองว่าข้อความในเอกสารถูกต้องหรือมีผลตามกฎหมายในประเทศปลายทาง

แหล่งอ้างอิง: HCCH — Apostille Section

ถ้าเอกสารได้รับ Apostille แล้ว ยังต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษอีกไหม

โดยทั่วไปยังต้องแปล เพราะ Apostille รับรองเฉพาะความถูกต้องของลายมือชื่อ ตราประทับ และอำนาจของผู้ลงนามบนเอกสารมหาชน ไม่ได้แปลเนื้อหาให้ หน่วยงานออสเตรเลียทำงานด้วยภาษาอังกฤษ จึงมักขอคำแปลรับรองแนบไปพร้อมกัน ควรถามหน่วยงานปลายทางว่าต้องการให้แปลเฉพาะตัวเอกสาร หรือรวมใบ Apostille ด้วย

แหล่งอ้างอิง: HCCH — Apostille Section

เอกสารประเภทใดที่ขอ Apostille ไม่ได้

อนุสัญญาครอบคลุมเฉพาะ 'เอกสารมหาชน' เช่น เอกสารทะเบียนราษฎร เอกสารศาล เอกสารการศึกษาของสถาบันที่รัฐรับรอง และเอกสารที่ผ่านการรับรองโดยโนตารี เอกสารส่วนบุคคลล้วน ๆ ที่ไม่มีลายมือชื่อเจ้าหน้าที่รัฐหรือโนตารีมักต้องผ่านขั้นตอนรับรองก่อนจึงจะเข้าเงื่อนไขได้ โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานผู้ออกเอกสารเป็นรายกรณี

แหล่งอ้างอิง: HCCH — Apostille Section

ต้องรู้อะไรก่อนวางแผนขอ Apostille สำหรับใช้ในออสเตรเลีย

สองเรื่องหลักคือ สถานะปัจจุบันของอนุสัญญาสำหรับประเทศผู้ออกเอกสาร และประเภทเอกสารที่หน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศนั้นรับออก Apostille ให้ ควรตรวจสถานะจากตารางของ HCCH โดยตรงแทนการอ้างบทความทั่วไป เพราะสถานะและวันมีผลบังคับใช้เปลี่ยนแปลงได้

แหล่งอ้างอิง: HCCH — Apostille Section

Apostille รับรองความถูกต้องของเนื้อหาในเอกสารด้วยหรือไม่

ไม่ Apostille รับรองเพียงความแท้จริงของลายมือชื่อ ตำแหน่งของผู้ลงนาม และตราประทับบนเอกสารมหาชนเท่านั้น ไม่ได้รับรองว่าข้อเท็จจริงในเอกสารถูกต้อง และไม่ได้รับรองคุณภาพของคำแปล คำแปลจึงยังต้องจัดทำตามข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางแยกต่างหาก

แหล่งอ้างอิง: HCCH — Apostille Section

เอกสารเอกชน เช่น หนังสือรับรองการทำงาน ขอ Apostille ได้ไหม

เอกสารเอกชนโดยตัวมันเองไม่ใช่เอกสารมหาชน จึงมักต้องผ่านขั้นตอนให้เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจรับรองลายมือชื่อก่อน เช่น ทนายความผู้ทำคำรับรอง เมื่อมีลายมือชื่อที่หน่วยงานผู้มีอำนาจตรวจสอบได้แล้ว จึงเข้าสู่ขั้นตอนออก Apostille ตามระเบียบของประเทศนั้น

ถ้าประเทศผู้ออกเอกสารยังไม่ได้เป็นภาคี ต้องทำอย่างไร

ใช้เส้นทางการรับรองแบบเดิม คือรับรองต่อเนื่องจากหน่วยงานภายในประเทศ ไปยังกระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้น และรับรองโดยสถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางตามที่กำหนด ลำดับขั้นต่างกันในแต่ละประเทศ จึงควรยืนยันกับหน่วยงานปลายทางก่อนเริ่ม

แหล่งอ้างอิง: กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

แปลก่อนหรือขอ Apostille ก่อน

ขึ้นกับสิ่งที่ปลายทางกำหนด บางแห่งต้องการให้ประทับ Apostille บนต้นฉบับแล้วแปลทั้งชุดรวมใบ Apostille บางแห่งรับคำแปลของต้นฉบับอย่างเดียว การทำสลับลำดับมักทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายซ้ำ จึงควรขอคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรจากปลายทางก่อน

Apostille แบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Apostille) ใช้ได้ทุกที่ไหม

หลายประเทศเริ่มออก e-Apostille และมีทะเบียนออนไลน์ให้ตรวจสอบ แต่การยอมรับขึ้นกับหน่วยงานผู้รับปลายทางว่ารับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์หรือขอฉบับกระดาษ ควรถามช่องทางยื่นให้ชัด เพราะบางกระบวนการยังผูกกับเอกสารกระดาษ

แหล่งอ้างอิง: HCCH — Apostille Section

ใช้ Apostille ซ้ำกับหลายหน่วยงานได้หรือไม่

โดยหลักใบ Apostille ผูกกับเอกสารฉบับที่ถูกรับรอง หากหลายหน่วยงานยอมรับสำเนาหรือไฟล์สแกน ก็ใช้ชุดเดียวยื่นหลายที่ได้ แต่หากหน่วยงานใดต้องเก็บต้นฉบับไว้ ต้องเตรียมชุดเพิ่ม ควรวางแผนจำนวนชุดตั้งแต่ต้นเพื่อไม่ต้องทำกระบวนการซ้ำ

ระยะเวลาดำเนินการนานเท่าใด

ระยะเวลาแตกต่างกันตามหน่วยงาน ประเภทเอกสาร ปริมาณงานในช่วงนั้น และจำนวนขั้นตอนที่ต้องผ่านก่อน เราจึงแจ้งเป็นช่วงวันทำการพร้อมระบุว่าขั้นตอนใดอยู่นอกเหนือการควบคุมของเรา แทนการรับปากเป็นตัวเลขตายตัว

apostille ครอบคลุมเนื้อหาของเอกสารด้วยหรือไม่

ไม่ apostille รับรองเพียงที่มาของลายมือชื่อ ตำแหน่งผู้ลงนาม และตราประทับบนเอกสารมหาชนเท่านั้น ไม่ได้รับรองว่าข้อความในเอกสารถูกต้อง และไม่ได้แทนคำแปล จึงมักต้องมีคำแปลรับรองประกอบอยู่ดี

แหล่งอ้างอิง: HCCH — Apostille Section

เอกสารแบบใดถือเป็น 'เอกสารมหาชน' ที่ทำ apostille ได้

โดยทั่วไปคือเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานรัฐ ศาล ทะเบียนราษฎร์ หรือเอกสารเอกชนที่ผ่านการรับรองโดยผู้มีอำนาจจนกลายเป็นเอกสารที่มีลายมือชื่อทางการกำกับ นิยามที่ใช้จริงเป็นไปตามกฎหมายของประเทศผู้ออกเอกสาร

แหล่งอ้างอิง: HCCH — Apostille Section

ประเทศปลายทางไม่ได้เป็นภาคีอนุสัญญา ต้องทำอย่างไร

ต้องใช้เส้นทาง legalisation แบบเดิม คือรับรองที่หน่วยงานภายในประเทศ แล้วรับรองต่อที่กระทรวงการต่างประเทศ และปิดท้ายที่สถานทูตของประเทศปลายทาง ลำดับและเอกสารประกอบให้ยึดตามที่สถานทูตนั้นประกาศ

แหล่งอ้างอิง: กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

apostille มีอายุหรือไม่

ตัวใบ apostille ไม่ได้กำหนดวันหมดอายุ แต่หน่วยงานผู้รับอาจกำหนดว่าเอกสารทั้งชุดต้องออกภายในกี่เดือน จึงเป็นเรื่องของความใหม่ของเอกสารต้นทางมากกว่าตัวใบรับรอง

สำเนาที่รับรองแล้วทำ apostille ได้ไหม หรือใช้ต้นฉบับเท่านั้น

หลายประเทศรับ apostille บนสำเนาที่ผู้มีอำนาจรับรอง แต่บางหน่วยงานปลายทางยืนยันว่าต้องเป็นต้นฉบับที่ออกใหม่ ให้ถามปลายทางให้ชัดก่อน เพราะทำผิดชั้นจะต้องเริ่มใหม่ทั้งกระบวน

ต้องใช้ apostille กี่ฉบับถ้าต้องยื่นหลายที่

โดยหลักหนึ่งใบผูกกับหนึ่งเอกสาร หากต้องยื่นหลายหน่วยงานพร้อมกันและแต่ละแห่งเก็บชุดจริงไว้ ควรขอเอกสารต้นทางหลายฉบับแล้วทำรับรองแยกตามจำนวน

e-apostille คืออะไร และออสเตรเลียรับหรือไม่

e-apostille คือใบรับรองในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ตรวจสอบได้ผ่านทะเบียนออนไลน์ของหน่วยงานผู้ออก การยอมรับขึ้นอยู่กับหน่วยงานผู้รับแต่ละแห่ง ควรตรวจสอบก่อนว่าปลายทางรับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์หรือขอกระดาษ

แหล่งอ้างอิง: HCCH — Apostille Section

เอกสารการศึกษาต้องผ่านหน่วยงานใดก่อนจึงจะรับรองได้

โดยทั่วไปสถาบันผู้ออกต้องรับรองก่อน และบางกรณีต้องผ่านหน่วยงานกำกับด้านการศึกษา ก่อนเข้าสู่ขั้นรับรองของกระทรวงการต่างประเทศ ลำดับที่ถูกต้องให้ยึดตามที่หน่วยงานผู้รับรองประกาศ

แหล่งอ้างอิง: กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

จำเป็นต้องมาด้วยตัวเองหรือมอบอำนาจได้

งานยื่นรับรองส่วนใหญ่มอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการแทนได้ โดยต้องมีหนังสือมอบอำนาจและสำเนาบัตรของทั้งสองฝ่ายตามแบบที่หน่วยงานกำหนด เงื่อนไขรายละเอียดผันแปรตามช่องทางที่ยื่น

ทำ apostille แล้วต้องแปลใบ apostille ด้วยไหม

ถ้าปลายทางต้องการชุดเอกสารเป็นภาษาอังกฤษทั้งหมด ควรแปลใบรับรองด้วย ใบ apostille มาตรฐานมีหัวข้อภาษาฝรั่งเศสกำกับและมักมีภาษาอังกฤษอยู่แล้ว แต่ข้อความที่กรอกอาจเป็นภาษาท้องถิ่น

ระหว่างรอเอกสารรับรอง ยื่นสำเนาไปก่อนได้ไหม

หน่วยงานบางแห่งรับสำเนาเพื่อเปิดเรื่องแล้วขอฉบับสมบูรณ์ภายหลัง บางแห่งไม่รับเลย เป็นดุลพินิจของผู้รับ จึงควรถามและบันทึกคำตอบไว้เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนยื่น

เอกสารที่รับรองแล้วห้ามทำอะไรบ้าง

ห้ามแกะเย็บ ถอดแม็ก ตัดมุม เขียนทับ หรือแยกหน้าออกจากชุดที่ถูกผูกไว้ เพราะจะทำให้ความต่อเนื่องของการรับรองเสียไป และหน่วยงานปลายทางมีสิทธิปฏิเสธทั้งชุด