กรณีศึกษา: การรับรองสำเนาถูกต้อง (Certified true copy)

certified true copy คืออะไร ต่างจากสำเนาถ่ายเอกสารทั่วไปอย่างไร

certified true copy คือสำเนาที่ผู้มีอำนาจตรวจเทียบกับต้นฉบับแล้วลงนามรับรองว่าตรงกับต้นฉบับ พร้อมระบุชื่อ ตำแหน่ง และวันที่ ส่วนสำเนาถ่ายเอกสารเปล่า ๆ ไม่มีน้ำหนักในการยื่นกับหน่วยงานส่วนใหญ่

ใครรับรองสำเนาให้ได้บ้าง

รายชื่อผู้มีอำนาจแตกต่างกันตามหน่วยงานและเขตอำนาจ ในออสเตรเลียมักอ้างรายชื่อผู้รับรอง statutory declaration ส่วนกรณีทำจากต่างประเทศมักใช้ Notary Public หรือเจ้าหน้าที่สถานทูต/สถานกงสุล ตรวจรายชื่อจากเอกสารที่หน่วยงานส่งมาก่อนทุกครั้ง

แหล่งอ้างอิง: Attorney-General's Department — Statutory declarations

ต้องรับรองทุกหน้าไหม

โดยทั่วไปเอกสารหลายหน้าต้องรับรองทุกหน้า หรืออย่างน้อยต้องมีการเย็บเล่มและลงนามกำกับที่แสดงว่าเป็นชุดเดียวกัน การรับรองเฉพาะหน้าแรกเป็นสาเหตุที่ถูกตีกลับบ่อย

สำเนารับรองใช้แทนต้นฉบับได้ทุกกรณีหรือไม่

ไม่ได้ทุกกรณี บางหน่วยงานยังขอดูต้นฉบับ หรือขอเอกสารที่ออกใหม่จากหน่วยงานผู้ออกโดยตรง จึงควรอ่านข้อกำหนดของปลายทางก่อนตัดสินใจว่าจะใช้สำเนารับรองหรือขอฉบับใหม่

รับรองสำเนาจากไฟล์ดิจิทัลหรือเอกสารที่ดาวน์โหลดมาได้ไหม

เอกสารที่ออกแบบดิจิทัลบางประเภทมีวิธีตรวจสอบความถูกต้องออนไลน์ของตัวเอง ผู้รับรองบางรายจึงรับรองจากการตรวจสอบผ่านระบบได้ แต่เงื่อนไขผันแปร ควรถามผู้รับรองและหน่วยงานปลายทางล่วงหน้า

สำเนารับรองของเอกสารภาษาไทยต้องแปลไหม

ถ้าหน่วยงานปลายทางใช้ภาษาอังกฤษ ต้องแนบคำแปลรับรองด้วย และคำแปลควรครอบคลุมทั้งเนื้อหาเอกสารและข้อความรับรองสำเนา รวมถึงตราประทับที่ปรากฏ

แหล่งอ้างอิง: NAATI

ควรแปลก่อนหรือรับรองสำเนาก่อน

ลำดับที่ปลอดภัยคือทำสำเนารับรองให้เสร็จก่อน แล้วจึงแปลจากชุดที่รับรองแล้ว เพื่อให้คำแปลครอบคลุมข้อความรับรองด้วย หากแปลก่อนมักต้องแปลเพิ่มภายหลัง

สำเนารับรองมีอายุหรือไม่

ตัวสำเนาไม่มีอายุกำหนดในตัวเอง แต่หน่วยงานมักกำหนดว่าต้องรับรองภายในกี่เดือนก่อนยื่น รวมถึงเอกสารบางประเภทที่ตัวเนื้อหาเองมีอายุ เช่น หนังสือรับรองความประพฤติ