เอกสารบริษัทและนิติบุคคล: แปล รับรอง และจัดลำดับการรับรองสำหรับใช้ต่างประเทศ
สรุปสั้น
เอกสารนิติบุคคลไทยที่นำไปใช้ต่างประเทศ เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียน บอจ.5 หนังสือบริคณห์สนธิ และงบการเงิน โดยทั่วไปต้องเป็นฉบับคัดรับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าที่ออกใหม่ แล้วแปลเป็นภาษาปลายทาง จากนั้นนำคำแปลไปรับรองที่กรมการกงสุล และหากประเทศปลายทางกำหนด ต้องผ่านสถานทูตของประเทศนั้นต่ออีกขั้น หากเอกสารใช้ในออสเตรเลียมักต้องการคำแปลจากผู้แปลที่ NAATI รับรอง ระยะเวลาจัดชุดโดยทั่วไป 2–5 วันทำการ ไม่รวมคิวหน่วยงาน
ข้อมูลสำคัญโดยย่อ
| เอกสารที่ใช้บ่อย | หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล · บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) · หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ · งบการเงินและ ภ.พ.20 · หนังสือมอบอำนาจของบริษัท · หนังสือรับรองการทำงานของพนักงาน |
|---|---|
| อายุของเอกสาร | หน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่รับหนังสือรับรองบริษัทที่คัดใหม่ไม่เกิน 3–6 เดือน จึงควรคัดฉบับใหม่ก่อนเริ่มแปลเสมอ |
| ลำดับการรับรองขาออก | คัดฉบับรับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า → แปล → รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล → สถานทูตประเทศปลายทาง (เฉพาะกรณีที่ปลายทางกำหนด) |
| กรณีใช้ในออสเตรเลีย | หน่วยงานและสถาบันการเงินออสเตรเลียมักขอคำแปลภาษาอังกฤษจากผู้แปลที่ NAATI รับรอง โดยไม่จำเป็นต้องผ่านสถานทูตในหลายกรณี ควรยืนยันกับผู้รับเอกสารก่อน |
| การลงนามของกรรมการ | หนังสือมอบอำนาจของบริษัทต้องลงนามโดยกรรมการผู้มีอำนาจตามที่ระบุในหนังสือรับรอง พร้อมประทับตราบริษัทหากข้อบังคับกำหนดไว้ |
| ระยะเวลาโดยประมาณ | แปลและจัดชุด 2–5 วันทำการตามจำนวนหน้า · รับรองคำแปลและสถานทูตขึ้นกับรอบบริการของแต่ละหน่วยงาน |
เอกสารที่มักต้องใช้
หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลฉบับคัดใหม่
คัดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ควรระบุวัตถุประสงค์และรายชื่อกรรมการผู้มีอำนาจให้ครบตามที่ปลายทางขอ
บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)
ใช้แสดงโครงสร้างการถือหุ้น หลายประเทศขอฉบับล่าสุดที่ยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับบริษัท
ใช้เมื่อปลายทางต้องการตรวจอำนาจการลงนามและขอบเขตกิจการ แปลครบทุกข้อรวมภาคผนวก
งบการเงินและใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
ใช้ในการยื่นประมูล เปิดบัญชี หรือขอวีซ่าธุรกิจ ควรใช้ฉบับที่ผ่านการรับรองโดยผู้สอบบัญชีตามที่ปลายทางกำหนด
หนังสือมอบอำนาจของบริษัท
ระบุชื่อผู้รับมอบอำนาจ ขอบเขต และระยะเวลา ลงนามโดยกรรมการผู้มีอำนาจพร้อมตราบริษัทหากข้อบังคับกำหนด
สำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของกรรมการ
ใช้ยืนยันตัวตนผู้ลงนาม และให้การสะกดชื่อในคำแปลตรงกับเอกสารแสดงตน
ขั้นตอนโดยลำดับ
1) ยืนยันรายการเอกสารกับผู้รับปลายทาง
ถามให้ชัดว่าต้องการเอกสารใด ต้องการฉบับคัดใหม่ภายในกี่เดือน ต้องการคำแปลภาษาใด และต้องผ่านสถานทูตหรือไม่ แล้วสรุปเป็นรายการก่อนเดินเรื่อง
2) คัดเอกสารฉบับรับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
คัดหนังสือรับรองและ บอจ.5 ฉบับใหม่ ตรวจว่าชื่อบริษัทภาษาอังกฤษในเอกสารตรงกับที่ใช้ในสัญญาและเว็บไซต์ของบริษัท
3) จัดทำคำแปลโดยผู้แปลที่ปลายทางยอมรับ
แปลครบทั้งฉบับรวมตราประทับ ใช้ชื่อบริษัทภาษาอังกฤษตามที่จดทะเบียนไว้ ไม่แปลชื่อบริษัทใหม่เอง และรักษาความสอดคล้องของศัพท์ทุกฉบับในชุดเดียวกัน
4) รับรองคำแปลและผ่านสถานทูตตามที่กำหนด
ยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล จากนั้นหากประเทศปลายทางกำหนด ให้ยื่นต่อสถานทูตของประเทศนั้นในไทยตามลำดับ ห้ามข้ามขั้นเพราะสถานทูตมักไม่รับเอกสารที่ยังไม่มีตรากงสุล
5) ส่งมอบและเก็บชุดสำรอง
ส่งมอบฉบับจริงพร้อมไฟล์สแกนคุณภาพสูงทุกหน้า และเก็บชุดสำรองไว้สำหรับการยื่นครั้งถัดไป เพื่อลดเวลาคัดเอกสารรอบใหม่
จุดที่มักถูกตีกลับ
- ใช้หนังสือรับรองบริษัทที่คัดไว้นานเกินกำหนดของหน่วยงานปลายทาง
- แปลชื่อบริษัทเป็นภาษาอังกฤษไม่ตรงกับชื่อที่จดทะเบียนไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- ลงนามโดยกรรมการที่ไม่มีอำนาจตามเงื่อนไขในหนังสือรับรอง
- ข้ามขั้นตอนรับรองคำแปลแล้วไปสถานทูตโดยตรง
- แปลไม่ครบหน้า โดยเฉพาะหน้าเงื่อนไขการลงนามและตราประทับท้ายเอกสาร
- ใช้ศัพท์ไม่สอดคล้องกันระหว่างเอกสารในชุดเดียวกัน ทำให้ผู้รับสงสัยว่าเป็นคนละนิติบุคคล
ไม่อยากจัดการเองทั้งหมด
งานเอกสารนิติบุคคลมีต้นทุนความผิดพลาดสูง เพราะการตีกลับหนึ่งครั้งมักหมายถึงการคัดเอกสารใหม่ทั้งชุดและเสียรอบการรับรอง ทีมงานของเราให้คำปรึกษาเรื่องเอกสารข้ามประเทศมากว่า 15 ปี ช่วยวางลำดับตั้งแต่คัดเอกสาร แปล รับรองคำแปล จนถึงสถานทูต และดูแลความสอดคล้องของศัพท์และชื่อบริษัททุกฉบับในชุดเดียวกัน
คำถามที่พบบ่อย
หนังสือรับรองบริษัทต้องคัดใหม่ทุกครั้งหรือไม่
ในทางปฏิบัติควรคัดใหม่ทุกครั้งที่ยื่นเรื่องสำคัญ เพราะหน่วยงานและคู่ค้าต่างประเทศส่วนใหญ่รับเฉพาะฉบับที่ออกใหม่ภายใน 3–6 เดือน และข้อมูลกรรมการหรือทุนจดทะเบียนอาจเปลี่ยนไปแล้ว การใช้ฉบับเก่ามักทำให้ต้องเริ่มขั้นตอนรับรองใหม่ทั้งชุด
เอกสารบริษัทไทยใช้ในออสเตรเลียต้องผ่านสถานทูตหรือไม่
ในหลายกรณีหน่วยงานและสถาบันการเงินในออสเตรเลียต้องการเพียงคำแปลภาษาอังกฤษที่จัดทำโดยผู้แปลซึ่งได้รับการรับรองจาก NAATI ไม่ได้ขอตราสถานทูต แต่หากเป็นการยื่นต่อศาลหรือหน่วยงานที่กำหนดชั้นการรับรองเพิ่ม อาจต้องผ่านกรมการกงสุลและสถานทูตด้วย จึงควรยืนยันกับผู้รับเอกสารก่อนเสมอ
แปลชื่อบริษัทเป็นภาษาอังกฤษเองได้ไหม
ไม่ควร ให้ใช้ชื่อภาษาอังกฤษที่จดทะเบียนไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเท่านั้น หากบริษัทยังไม่ได้จดชื่อภาษาอังกฤษ ควรพิจารณาจดเพิ่มก่อนเริ่มงานเอกสารระหว่างประเทศ เพราะชื่อที่ไม่ตรงกันระหว่างเอกสารแต่ละฉบับเป็นเหตุถูกตีกลับที่พบบ่อย
ไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille แล้วจะใช้ Apostille แทนได้เลยหรือไม่
ต้องตรวจสถานะและวันที่มีผลบังคับใช้กับกรมการกงสุลก่อนทุกครั้ง และต้องตรวจด้วยว่าประเทศปลายทางยอมรับรูปแบบนั้นสำหรับเอกสารประเภทของคุณหรือไม่ ในช่วงเปลี่ยนผ่าน หน่วยงานปลายทางบางแห่งยังขอการรับรองจากสถานทูตตามแนวปฏิบัติเดิม
งบการเงินต้องให้ผู้สอบบัญชีรับรองก่อนแปลไหม
หากปลายทางใช้งบการเงินเพื่อประเมินฐานะทางการเงิน มักขอฉบับที่ผ่านการตรวจสอบและลงนามโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ควรจัดให้เรียบร้อยก่อนแปล เพราะการแปลฉบับร่างแล้วเปลี่ยนตัวเลขภายหลังทำให้ต้องแปลและรับรองใหม่ทั้งชุด
หนังสือมอบอำนาจของบริษัทใช้แบบฟอร์มทั่วไปได้หรือไม่
ได้ในหลายกรณี แต่ต้องระบุขอบเขต ระยะเวลา และชื่อผู้รับมอบอำนาจให้ชัด และลงนามโดยกรรมการผู้มีอำนาจตามเงื่อนไขในหนังสือรับรอง หากปลายทางเป็นหน่วยงานราชการหรือธนาคาร ควรขอแบบฟอร์มของหน่วยงานนั้นมาใช้แทนเพื่อลดความเสี่ยง
ต้องแปลตราประทับบริษัทด้วยหรือไม่
ต้องแปลหรืออธิบายข้อความในตราประทับทุกดวงที่ปรากฏบนเอกสาร รวมถึงตราของหน่วยงานผู้ออกเอกสาร คำแปลที่ข้ามตราประทับถือว่าไม่ครบฉบับ และเป็นเหตุที่หน่วยงานผู้รับรองคำแปลปฏิเสธได้
ใช้เอกสารชุดเดิมยื่นหลายประเทศพร้อมกันได้ไหม
ทำได้ถ้าเตรียมหลายชุดตั้งแต่ต้น เพราะเอกสารที่ผ่านการรับรองสำหรับประเทศหนึ่งมักถูกเก็บไว้ที่ผู้รับ ควรคัดเอกสารต้นทางเป็นจำนวนชุดเท่าที่ต้องใช้ แล้วเดินขั้นตอนรับรองคู่ขนาน จะประหยัดเวลามากกว่าการทำทีละประเทศ
ข้อมูลตรวจทานเมื่อ 13 สิงหาคม 2569 โปรดยืนยันข้อกำหนดล่าสุดกับหน่วยงานผู้รับก่อนยื่นทุกครั้ง