กรณีศึกษา: คำประกาศ Statutory declaration และ Affidavit

Statutory declaration กับ affidavit ต่างกันอย่างไร

ทั้งสองอย่างเป็นการยืนยันข้อเท็จจริงเป็นลายลักษณ์อักษร แต่ statutory declaration ลงนามต่อหน้าผู้มีอำนาจรับรองตามรายชื่อที่กฎหมายกำหนด ส่วน affidavit เป็นคำให้การที่สาบานหรือปฏิญาณเพื่อใช้ในกระบวนการทางศาลและมักมีข้อกำหนดรูปแบบเข้มกว่า ก่อนเริ่มควรดูจากหนังสือหรือแบบฟอร์มของหน่วยงานปลายทางว่าขอชนิดใด

แหล่งอ้างอิง: Attorney-General's Department — Statutory declarations

ลงนาม statutory declaration ในประเทศไทยได้ไหม

ทำได้ โดยทั่วไปใช้วิธีลงนามต่อหน้าผู้มีอำนาจที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ เช่น เจ้าหน้าที่สถานทูต/สถานกงสุลออสเตรเลีย หรือผู้มีอำนาจตามรายชื่อของฟอร์มนั้น ๆ เงื่อนไขและช่องทางนัดหมายผันแปร ควรตรวจกับหน่วยงานเจ้าของเรื่องก่อนเดินทางไป

แหล่งอ้างอิง: Attorney-General's Department — Statutory declarations

ใช้แบบฟอร์มของรัฐ (state) แทนแบบฟอร์มของ Commonwealth ได้หรือไม่

ขึ้นกับว่าหน่วยงานที่รับเรื่องอยู่ในเขตอำนาจใด เรื่องที่ยื่นต่อหน่วยงานระดับสหพันธรัฐมักใช้แบบฟอร์ม Commonwealth ส่วนเรื่องของรัฐจะใช้แบบฟอร์มของรัฐนั้น การใช้ฟอร์มผิดเขตอำนาจเป็นเหตุให้ถูกตีกลับบ่อยที่สุดข้อหนึ่ง

แหล่งอ้างอิง: Attorney-General's Department — Statutory declarations

เขียนคำประกาศเป็นภาษาไทยแล้วแปลได้ไหม

แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือจัดทำตัวคำประกาศเป็นภาษาอังกฤษตามแบบฟอร์ม และแนบคำแปลรับรองของเอกสารประกอบที่เป็นภาษาไทย หากผู้ประกาศไม่เข้าใจภาษาอังกฤษ บางแบบฟอร์มกำหนดให้มีข้อความรับรองของล่ามกำกับด้วย

แหล่งอ้างอิง: NAATI

แก้ไขข้อความในคำประกาศหลังลงนามแล้วได้หรือไม่

แก้เองไม่ได้ หากพบข้อผิดพลาดหลังลงนาม วิธีมาตรฐานคือจัดทำฉบับใหม่และลงนามใหม่ต่อหน้าผู้มีอำนาจอีกครั้ง การขีดฆ่าหรือเขียนทับโดยไม่มีการลงนามกำกับตามระเบียบทำให้เอกสารถูกปฏิเสธ

แหล่งอ้างอิง: Attorney-General's Department — Statutory declarations

ต้องแนบเอกสารประกอบไปกับคำประกาศอย่างไร

เอกสารแนบมักต้องระบุอ้างอิงในเนื้อคำประกาศ (เช่น annexure A) และให้ผู้รับรองลงนามกำกับที่หน้าแรกของเอกสารแนบนั้น หากไม่มีการอ้างอิงและลงนามกำกับ หน่วยงานอาจถือว่าเอกสารแนบไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของคำประกาศ

คำประกาศมีอายุการใช้งานหรือไม่

ตัวคำประกาศไม่ได้กำหนดอายุไว้ในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดว่าต้องลงนามภายในกี่เดือนก่อนวันยื่น จึงควรจัดลำดับให้ลงนามใกล้กับวันยื่นจริง ไม่ใช่ทำล่วงหน้านานหลายเดือน

ใช้คำประกาศแทนเอกสารราชการที่หาไม่เจอได้ไหม

ในบางกรณีหน่วยงานยอมรับคำประกาศเพื่ออธิบายเหตุที่เอกสารไม่มีหรือสูญหาย แต่ไม่ใช่การทดแทนเอกสารราชการโดยอัตโนมัติ ควรขอหนังสือยืนยันจากหน่วยงานผู้ออกเอกสารควบคู่ไปด้วยเสมอ