เอกสารบริษัทและนิติบุคคล ต้องแปลและรับรองอย่างไร
คำตอบสั้น ๆ
เอกสารนิติบุคคลที่จะใช้ต่างประเทศมักต้องเป็นฉบับคัดรับรองใหม่จากนายทะเบียน แปลทั้งฉบับรวมตราประทับ แล้วผ่านชั้นการรับรองที่ปลายทางกำหนด เช่น การรับรองลายมือชื่อผู้มีอำนาจและการรับรองนิติกรณ์ อายุเอกสารที่ปลายทางยอมรับเป็นเรื่องผันแปร ต้องตรวจกับหน่วยงานผู้รับเรื่องทุกครั้ง
งานเอกสารบริษัทต่างจากเอกสารบุคคลตรงที่มีเรื่องอำนาจลงนามเข้ามาเกี่ยวข้อง ปลายทางไม่ได้ดูแค่ว่าคำแปลตรงหรือไม่ แต่ดูว่าใครลงนามและมีอำนาจลงนามจริงหรือไม่ ทำให้ชุดเอกสารต้องประกอบกันหลายชิ้นและมีลำดับที่ห้ามสลับ บทความนี้สรุปสิ่งที่ต้องเตรียมและจุดที่ทำให้เรื่องสะดุดบ่อยที่สุด
เอกสารที่ต้องเตรียม
- หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลฉบับคัดรับรองใหม่
- บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นฉบับล่าสุด หากปลายทางระบุให้แสดงโครงสร้างผู้ถือหุ้น
- รายงานการประชุมหรือมติที่ให้อำนาจดำเนินการในเรื่องนั้น
- หนังสือมอบอำนาจ พร้อมหน้าหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนของผู้มอบและผู้รับมอบ
- ตัวอย่างลายมือชื่อและตราประทับบริษัท หากปลายทางต้องการเทียบ
ขั้นตอนการดำเนินงาน
- 1คัดเอกสารฉบับใหม่จากนายทะเบียน — ขอหนังสือรับรองฉบับคัดรับรองใหม่ เพราะหลายหน่วยงานกำหนดว่าเอกสารต้องออกไม่เกินช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งแต่ละแห่งกำหนดไม่เท่ากัน
- 2ยืนยันชื่อบริษัทภาษาอังกฤษที่ใช้จริง — ใช้ชื่อภาษาอังกฤษที่ปรากฏในทะเบียนหรือที่บริษัทใช้ในเอกสารทางการอื่น เพื่อให้ทุกฉบับสะกดตรงกันทั้งชุด
- 3แปลทั้งฉบับรวมส่วนประกอบ — แปลทุกหน้า รวมตราประทับนายทะเบียน หมายเหตุท้ายเอกสาร และข้อความด้านหลัง แล้วแนบคำรับรองของผู้แปล
- 4จัดชั้นการรับรองตามที่ปลายทางกำหนด — เรื่องที่ต้องใช้ต่างประเทศมักต้องรับรองลายมือชื่อผู้มีอำนาจและผ่านการรับรองนิติกรณ์ต่อ ให้ยืนยันลำดับกับผู้รับเรื่องก่อนเริ่ม
ทำไมเรื่องอำนาจลงนามถึงสำคัญกว่าที่คิด
หากผู้ลงนามไม่ใช่กรรมการผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรอง ปลายทางจะไม่รับเอกสารแม้คำแปลจะถูกต้องทุกตัวอักษร กรณีมอบอำนาจต้องแสดงสายอำนาจให้ครบตั้งแต่ผู้มีอำนาจตามทะเบียนลงมาถึงผู้ลงนามจริง
เงื่อนไขการลงนามร่วม เช่น ต้องลงนามสองคนพร้อมประทับตรา เป็นสิ่งที่ปลายทางตรวจจากหนังสือรับรองโดยตรง จึงต้องแปลส่วนนี้ให้ชัดเจน
งานที่พบบ่อยในกลุ่มนิติบุคคล
- เปิดสาขาหรือจดทะเบียนบริษัทในต่างประเทศ
- ทำสัญญาการค้าและเอกสารประกอบการเปิดบัญชีธนาคาร
- ยื่นประมูลงานหรือขึ้นทะเบียนผู้ค้ากับหน่วยงานต่างประเทศ
- รับรองเอกสารประกอบการยื่นวีซ่าธุรกิจของพนักงาน
ให้เราวางลำดับงานให้ทั้งชุด
งานนิติบุคคลมีชิ้นส่วนมากและมีเส้นตายทางธุรกิจกำกับ ทีมของเราช่วยดูตั้งแต่ว่าต้องคัดเอกสารใดใหม่ ต้องแปลกี่ฉบับ ต้องรับรองชั้นใดและเรียงอย่างไร แล้วเดินเรื่องให้จนจบ ด้วยประสบการณ์ดูแลเอกสารข้ามประเทศมากกว่า 15 ปี เราทำหน้าที่ที่ปรึกษาให้ตั้งแต่ก่อนเริ่ม ไม่ใช่รับงานแปลอย่างเดียว
ข้อควรระวัง
- อย่าใช้หนังสือรับรองฉบับเก่าที่คัดไว้นาน เพราะหลายหน่วยงานกำหนดอายุเอกสารและกำหนดไม่เท่ากัน
- อย่าเปลี่ยนคำแปลชื่อบริษัทให้ต่างจากที่เคยใช้ในเอกสารชุดก่อน เพราะทำให้ปลายทางมองว่าเป็นคนละนิติบุคคล
- อย่าลงนามในเอกสารที่ต้องลงนามต่อหน้าผู้รับรองไว้ล่วงหน้า เพราะจะรับรองไม่ได้และต้องพิมพ์ใหม่
คำถามที่พบบ่อย
หนังสือรับรองบริษัทต้องคัดใหม่ทุกครั้งไหม
ขึ้นกับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง หลายแห่งกำหนดว่าเอกสารต้องออกใหม่ภายในช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งเป็นเรื่องผันแปร ให้ตรวจกับผู้รับเรื่องก่อนคัดเอกสาร
แปลเฉพาะหน้าที่เกี่ยวข้องได้ไหม
โดยทั่วไปเอกสารทะเบียนต้องแปลทั้งฉบับ เพราะปลายทางต้องเห็นเงื่อนไขอำนาจลงนามและหมายเหตุท้ายเอกสารประกอบกัน
กรรมการอยู่ต่างประเทศ ลงนามอย่างไร
ทำได้หลายทาง เช่น ลงนามต่อหน้าผู้มีอำนาจรับรองในประเทศที่พำนัก หรือมอบอำนาจให้ผู้แทนในไทย แนวทางที่ใช้ได้ขึ้นกับสิ่งที่ปลายทางยอมรับ ให้ยืนยันก่อนดำเนินการ
ให้ทีมงานจัดการให้ทั้งชุด
ถ้าไม่อยากไล่ขั้นตอนเอง ส่งไฟล์สแกนพร้อมชื่อหน่วยงานปลายทางมาทาง LINE ทีมงานจะตรวจเอกสาร วางลำดับงาน และแจ้งสิ่งที่ต้องเตรียมเพิ่มให้ก่อนเริ่มงานทุกครั้ง
ปรึกษาทาง LINE @NAATIบริการที่เกี่ยวข้อง
บทความที่เกี่ยวข้อง
ตรวจทานเนื้อหาเมื่อ สิงหาคม 2026 · บทความนี้อธิบายกระบวนการทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านกฎหมายหรือการย้ายถิ่นฐาน โปรดตรวจสอบเงื่อนไขล่าสุดกับหน่วยงานปลายทาง