รับรองเอกสารไทยเพื่อใช้ในจีน: ลำดับนิติกรณ์และสถานทูตจีน
สรุปสั้น
เอกสารไทยที่จะใช้ในจีนตามปกติต้องผ่านการรับรองเป็นลำดับ คือคัดต้นฉบับใหม่จากหน่วยงานผู้ออก แปลตามภาษาที่ปลายทางกำหนด ยื่นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล แล้วจึงยื่นให้สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลจีนรับรองต่อ ทั้งนี้จีนเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille แล้ว และเมื่ออนุสัญญามีผลใช้บังคับกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 กระบวนการระหว่างสองประเทศอาจใช้ Apostille แทนได้
ใครต้องใช้ขั้นตอนนี้
- • ผู้ไปศึกษาต่อหรือทำงานในจีน ที่ต้องใช้ทรานสคริปต์ ปริญญาบัตร และหนังสือรับรองความประพฤติ
- • ผู้จดทะเบียนสมรสหรือดำเนินการเรื่องสถานะบุคคลในจีน
- • นิติบุคคลไทยที่ต้องใช้หนังสือรับรองบริษัทและหนังสือมอบอำนาจกับคู่ค้าหรือหน่วยงานในจีน
ภาษาและรูปแบบคำแปลที่ต้องใช้
ตรวจสอบกับสถานทูตว่าปลายทางรับคำแปลภาษาอังกฤษหรือกำหนดคำแปลภาษาจีน บางหน่วยงานในจีนกำหนดคำแปลภาษาจีนเท่านั้น
ขั้นตอนโดยลำดับ
1. คัดต้นฉบับใหม่
ขอฉบับคัดใหม่จากหน่วยงานผู้ออก เพื่อให้ตราและลายมือชื่ออยู่ในฐานตัวอย่างที่กรมการกงสุลตรวจสอบได้
2. ยืนยันภาษาที่ปลายทางต้องการ
สอบถามหน่วยงานผู้รับในจีนหรืออ่านประกาศของสถานทูตว่าต้องการคำแปลภาษาใด ก่อนสั่งแปลเพื่อไม่ต้องแปลซ้ำ
3. แปลครบทั้งฉบับ
แปลทุกข้อความ ตราประทับ ลายมือชื่อ และหมายเหตุ พร้อมสะกดชื่อบุคคลตามหนังสือเดินทาง
4. ยื่นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล
ยื่นต้นฉบับพร้อมคำแปลตามช่องทางและเอกสารประกอบที่กรมการกงสุลประกาศ ณ เวลาที่ยื่น
5. ยื่นสถานทูตหรือสถานกงสุลจีน
นัดหมายและยื่นตามระเบียบของสถานทูต โดยตรวจว่าเอกสารผ่านนิติกรณ์แล้วและกรอกแบบฟอร์มครบถ้วน
ข้อควรระวัง
- • หากปลายทางกำหนดคำแปลภาษาจีน คำแปลภาษาอังกฤษจะไม่ได้รับการยอมรับ
- • ชื่อบุคคลที่ถอดเป็นอักษรจีนต้องสอดคล้องกับเอกสารเดิมที่เคยใช้ในจีน หากมีเอกสารเก่าให้แจ้งผู้แปล
- • อายุเอกสารบางประเภทถูกกำหนดโดยหน่วยงานผู้รับ ควรวางแผนวันคัดต้นฉบับให้สัมพันธ์กับวันยื่น
สถานะ Apostille ที่ต้องรู้
ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille เมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ตามประกาศของ HCCH เมื่อมีผลใช้บังคับแล้ว เอกสารมหาชนไทยที่จะนำไปใช้ในประเทศภาคีอื่นจะใช้ Apostille แทนการรับรองซ้อนที่สถานทูตได้ ส่วนช่วงก่อนวันดังกล่าวยังต้องใช้ลำดับนิติกรณ์ + สถานทูตตามเดิม และกรณีประเทศปลายทางที่ไม่ได้เป็นภาคี ยังต้องรับรองที่สถานทูตต่อไป
คำถามที่พบบ่อย
จีนเป็นภาคี Apostille แล้วไทยยังต้องรับรองสถานทูตอยู่ไหม
ตราบใดที่อนุสัญญายังไม่มีผลใช้บังคับกับประเทศไทย เอกสารที่ออกในไทยยังต้องใช้ลำดับนิติกรณ์และรับรองที่สถานทูตจีนตามเดิม เมื่ออนุสัญญามีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 จึงจะใช้ Apostille ระหว่างสองประเทศได้ตามที่ HCCH ประกาศ
ต้องยื่นด้วยตนเองหรือไม่
เงื่อนไขต่างกันตามประเภทเอกสารและช่องทางบริการ บางกรณีอนุญาตให้ผู้รับมอบอำนาจยื่นแทนพร้อมหนังสือมอบอำนาจ ควรตรวจสอบระเบียบล่าสุดของสถานทูตก่อนเดินทางไป
หนังสือรับรองบริษัทใช้ฉบับถ่ายสำเนาได้ไหม
ตามปกติต้องใช้ฉบับที่นายทะเบียนรับรองและคัดใหม่ภายในกรอบเวลาที่ปลายทางกำหนด สำเนาที่ถ่ายเองมักไม่ผ่านชั้นนิติกรณ์
แปลเองแล้วให้กรมการกงสุลรับรองได้ไหม
กรมการกงสุลรับรองคำแปลโดยเทียบกับต้นฉบับตามหลักเกณฑ์ที่ประกาศไว้ แต่ในทางปฏิบัติคำแปลที่ผิดรูปแบบหรือไม่ครบมักถูกตีกลับ การใช้ผู้แปลที่คุ้นเคยกับรูปแบบเอกสารราชการช่วยลดการแก้ไขซ้ำ
ใช้เวลานานเท่าไร
รอบเวลาขึ้นกับช่องทางบริการของกรมการกงสุลและคิวของสถานทูต ณ ช่วงเวลานั้น ควรตรวจสอบจากประกาศทางการและเผื่อเวลากรณีถูกขอให้แก้ไขเอกสาร
เอกสารที่ออกในจีนจะใช้ในไทยต้องทำอย่างไร
ให้หน่วยงานของจีนรับรองก่อน แล้วยื่นสถานเอกอัครราชทูตไทยในจีน จากนั้นนำเข้ามาแปลเป็นภาษาไทยและยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลตามเงื่อนไขที่ประกาศ
ปลายทางอื่นและเรื่องที่เกี่ยวข้อง
แหล่งอ้างอิงทางการ
ทบทวนเนื้อหาล่าสุด: สิงหาคม 2569