รับรองเอกสารไทยเพื่อใช้ในญี่ปุ่น: ลำดับขั้นและภาษาของคำแปล
สรุปสั้น
เอกสารไทยที่ใช้ในญี่ปุ่นมักต้องผ่านนิติกรณ์ของกรมการกงสุลก่อน แล้วจึงให้สถานเอกอัครราชทูตญี่ปุ่นรับรองต่อ ตามที่หน่วยงานผู้รับกำหนด คำแปลอาจต้องเป็นภาษาญี่ปุ่นหรือภาษาอังกฤษแล้วแต่หน่วยงาน ญี่ปุ่นเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille อยู่แล้ว และเมื่ออนุสัญญามีผลใช้บังคับกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ขั้นตอนระหว่างสองประเทศจะลดลง
ใครต้องใช้ขั้นตอนนี้
- • ผู้ยื่นเรื่องสมรส เกิด หรือสถานะบุคคลกับสำนักงานเขต/เทศบาลในญี่ปุ่น
- • ผู้สมัครเรียนหรือทำงานที่ต้องใช้ทรานสคริปต์และหนังสือรับรองประสบการณ์ทำงาน
- • ผู้ยื่นขอสถานะพำนักที่ต้องใช้เอกสารสถานะครอบครัวจากไทย
ภาษาและรูปแบบคำแปลที่ต้องใช้
หน่วยงานท้องถิ่นของญี่ปุ่นจำนวนมากกำหนดคำแปลภาษาญี่ปุ่น ควรยืนยันกับหน่วยงานผู้รับก่อนสั่งแปล
ขั้นตอนโดยลำดับ
1. สอบถามหน่วยงานผู้รับในญี่ปุ่น
ยืนยันว่าต้องการเอกสารชนิดใด ภาษาใด และต้องผ่านการรับรองถึงชั้นใด เพื่อกำหนดลำดับงานให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น
2. คัดต้นฉบับใหม่
ขอฉบับคัดใหม่จากอำเภอ/เขตหรือหน่วยงานผู้ออก และตรวจว่าข้อมูลตรงกับหนังสือเดินทาง
3. แปลตามภาษาที่กำหนด
แปลครบทั้งฉบับพร้อมตราและลายมือชื่อ กรณีถอดชื่อเป็นคาตากานะให้ยึดตามที่เคยใช้ในเอกสารญี่ปุ่นเดิม
4. ยื่นนิติกรณ์
ยื่นต้นฉบับพร้อมคำแปลที่กรมการกงสุลตามช่องทางที่ประกาศ และเก็บใบเสร็จไว้เป็นหลักฐาน
5. ยื่นสถานเอกอัครราชทูตญี่ปุ่น
ดำเนินการตามระเบียบและแบบฟอร์มของสถานทูต โดยตรวจว่าลำดับการรับรองก่อนหน้าครบถ้วน
ข้อควรระวัง
- • การถอดชื่อเป็นอักษรญี่ปุ่นที่ไม่ตรงกับเอกสารเดิมทำให้หน่วยงานท้องถิ่นถือว่าเป็นคนละบุคคล
- • เอกสารสถานะบุคคลบางประเภทถูกกำหนดอายุการคัด ควรวางแผนวันยื่นให้สัมพันธ์กัน
- • หากยื่นเรื่องผ่านตัวแทนในญี่ปุ่น ควรส่งไฟล์ให้ตรวจก่อนส่งเอกสารตัวจริงข้ามประเทศ
สถานะ Apostille ที่ต้องรู้
ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille เมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ตามประกาศของ HCCH เมื่อมีผลใช้บังคับแล้ว เอกสารมหาชนไทยที่จะนำไปใช้ในประเทศภาคีอื่นจะใช้ Apostille แทนการรับรองซ้อนที่สถานทูตได้ ส่วนช่วงก่อนวันดังกล่าวยังต้องใช้ลำดับนิติกรณ์ + สถานทูตตามเดิม และกรณีประเทศปลายทางที่ไม่ได้เป็นภาคี ยังต้องรับรองที่สถานทูตต่อไป
คำถามที่พบบ่อย
ต้องแปลเป็นภาษาญี่ปุ่นเสมอไหม
ไม่เสมอไป บางหน่วยงานรับคำแปลภาษาอังกฤษ แต่สำนักงานเขตหรือเทศบาลหลายแห่งกำหนดคำแปลภาษาญี่ปุ่น จึงควรยืนยันกับหน่วยงานผู้รับก่อนสั่งแปลเพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
ทะเบียนบ้านต้องแปลทั้งเล่มไหม
โดยทั่วไปแปลเฉพาะหน้าที่เกี่ยวข้องกับผู้ยื่นและหน้ารายการบ้าน แต่ต้องแปลหน้าเหล่านั้นให้ครบทุกข้อความ หากหน่วยงานผู้รับระบุให้ยื่นทั้งเล่มก็ต้องแปลตามที่กำหนด
ยื่นนิติกรณ์และสถานทูตวันเดียวกันได้ไหม
ตามปกติไม่ได้ เพราะต้องรอผลการรับรองของกรมการกงสุลก่อนจึงยื่นสถานทูตได้ ควรเผื่อเวลาระหว่างสองขั้นตอนตามรอบบริการที่ประกาศ
ใช้สำเนาที่รับรองโดยทนายแทนต้นฉบับได้ไหม
ขึ้นกับหน่วยงานผู้รับ หลายกรณีต้องใช้ฉบับที่หน่วยงานผู้ออกรับรอง ส่วนคำรับรองของทนายความใช้กับเอกสารเอกชนบางประเภทเท่านั้น
ต้องเตรียมสำเนาหนังสือเดินทางด้วยหรือไม่
ควรเตรียมไว้เสมอ เพราะทั้งชั้นนิติกรณ์และชั้นสถานทูตมักขอสำเนาเอกสารแสดงตน และใช้ตรวจการสะกดชื่อในคำแปลด้วย
หลังไทยเป็นภาคี Apostille จะเปลี่ยนอย่างไร
เมื่ออนุสัญญามีผลกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เอกสารมหาชนไทยที่จะใช้ในญี่ปุ่นซึ่งเป็นภาคีอยู่แล้วจะใช้ Apostille แทนการรับรองที่สถานทูตได้ ทั้งนี้ยังต้องแปลตามที่หน่วยงานผู้รับกำหนด
ปลายทางอื่นและเรื่องที่เกี่ยวข้อง
แหล่งอ้างอิงทางการ
ทบทวนเนื้อหาล่าสุด: สิงหาคม 2569